Introducere: Costul unui furnizor prost nu este prețul pe care l-ați plătit
În 12 ani de comerț transfrontalier, am văzut zeci de importatori negociând prețuri unitare dificile și pierzând mai mulți bani din orice după comenzile de cumpărare. Factura este cel mai mic număr din relație. În lunile următoare, un număr mare de oameni au locuit în depozite așteptând containere de mașini cu motoare cu perii electrice care nu aveau să fie niciodată expediate. Tehnicienii nu au putut citi schema de cablare pentru că nu au furnizat-o, iar clienții au anulat comenzile duplicate, deoarece al doilea lot nu se potrivea cu primul lot. Pierderile inutile cauzate în timpul procesului de achiziție sunt adesea trecute cu vederea, dar au un cost semnificativ.
Aceasta este partea de evaluare a furnizorilor pe care majoritatea cumpărătorilor o subponderează. Ei evaluează produsul și tratează furnizorul ca pe un canal de livrare interschimbabil pentru acel produs. Este o greșeală, pentru că în echipamente de curatenie industriala, furnizorul nu este un canal. Furnizorul este garanția, departamentul de piese, biroul de suport tehnic și continuitatea liniei de produse în sine.
Acest ghid este lista de verificare pe care o folosesc atunci când evaluez un producător în numele unui importator, al unui distribuitor sau al unei echipe de achiziții. Este organizat în jurul a șapte criterii, urmate de un punctaj pe care îl puteți aplica oricărui furnizor din categorie.
Secțiunea 1: De ce selecția furnizorilor depășește selecția produselor
Permiteți-mi să expun clar principiul. În categoriile de mărfuri cu valoare mică, puteți evalua produsul și accepta aproape orice furnizor, deoarece costul unei comenzi eșuate este limitat la valoarea comenzii. Echipamentele de curățare industrială nu funcționează așa. O mașină de spălat sau o măturătoare este un activ de cinci până la zece ani, cu piese consumabile, întreținere sezonieră și o durată de viață măsurată în mii de ore de funcționare.
Când activul eșuează în a 400-a zi, cumpărătorul nu este îngrijorat de avantajul de preț de 3% pe care l-a negociat la început. Aceștia sunt îngrijorați de cât de repede pot ajunge piesele de schimb, dacă defecțiunea a fost rezolvată și dacă cineva de la furnizor poate diagnostica de la distanță problema. Valoarea furnizorilor se realizeaza doar dupa vanzare, motiv pentru care selectia furnizorilor trebuie evaluata in functie de capacitatile lor post-vanzare, nu doar de oferta initiala.
[Perspectiva lui Kairos: le pun importatorilor o întrebare pentru a expune riscul real, care este costul zilnic al mașinii care sta pe loc? Pentru o instalație care face curățenie un supermarket sau un centru de distribuție, timpul de nefuncționare nu este un inconvenient, este o problemă de conformitate și siguranță. O singură întârziere a motorului periei poate costa mai mult decât întreaga marjă a containerului original. Această matematică este motivul pentru care logistica pieselor de schimb merită mai multă atenție în evaluarea furnizorului decât prețul unitar.]
Secțiunea 2: Criteriul unu, Disponibilitatea pieselor de schimb și timpul de livrare
Piesele de schimb sunt singurul criteriu cel mai revelator în evaluarea furnizorilor, deoarece ele expun modul în care este organizată de fapt fabrica. Un producător care vinde mașini fără sistem de piese vă vinde o problemă viitoare.
Evaluați capacitatea pieselor pe patru dimensiuni. În primul rând, intervalul. Solicitați lista completă a pieselor de schimb și verificați dacă acoperă ansamblurile motorului, discurile de perii, lamele racletei, bateriile, plăcile de control și piesele de uzură care nu vor funcționa efectiv. În al doilea rând, poziția de stocare. Întrebați ce piese sunt păstrate în inventar și care sunt făcute la comandă, deoarece o piesă realizată la comandă poate adăuga săptămâni la o reparație. În al treilea rând, angajamentul de timp. Obțineți un termen de livrare standard scris pentru piesele critice și întrebați ce se întâmplă atunci când piesa este epuizată. În al patrulea rând, documentația. O listă de piese cu numere de piese nu este opțională, deoarece fără ea, cumpărătorul nu poate comanda piesa corectă chiar și atunci când aceasta este disponibilă.
În categoriile în care mașinile funcționează zilnic, cum ar fi îngrijirea podelei de supermarket sau măturarea depozitelor, recomand importatorilor să aibă un stoc mic de piese strategice, mai degrabă decât să depindă de expedieri expres pentru fiecare defecțiune. Acel stoc este mai ieftin decât o singură săptămână de oprire.
Secțiunea 3: Criteriul doi, Documentația tehnică și Asistența post-vânzare
Documentația tehnică este criteriul pe care cumpărătorii îl trece cel mai adesea cu vederea și cel mai adesea îl regretă. O mașină fără documentație este o mașină care poate fi întreținută doar de furnizor, care transformă cumpărătorul într-un client permanent dependent.
Solicitați pachetul complet de documentație și evaluați-l cu atenție. Doriți un manual de operare în limba pieței țintă, un manual de service și întreținere, o schemă de cablare electrică, o schemă hidraulică sau mecanică, acolo unde este cazul, o referință de cod de eroare pentru orice mașină cu sistem de control și un catalog de piese cu vederi explodate. Dacă furnizorul nu poate produce o diagramă de cablare pentru o mașină electrică, acesta este un semnal despre profunzimea capacității lor de inginerie, nu doar despre documentele lor.
Apoi evaluați structura suport din spatele documentului. Întrebați cine răspunde la întrebările tehnice după vânzare, dacă există ingineri care pot efectua diagnostice de la distanță, dacă se poate oferi asistență pentru apeluri video pentru depanare și dacă se oferă instruire pentru tehnicienii de service ai importatorilor. Capacitatea furnizorilor de a sprijini de la distanță diagnosticarea mașinilor alimentate cu baterii cu sisteme de control este diferența dintre defecțiunile mici și recuperarea costisitoare a mașinilor.
[Perspectiva lui Kairos: Tratez documentația ca un proxy pentru maturitatea inginerească. O fabrică care menține diagrame precise de cablare, vederi ale pieselor explodate și tabele de coduri de eroare are ingineri care își înțeleg propriul produs. O fabrică care nu poate produce aceste documente mai degrabă asambla mașini decât le proiectează. Când sfătuiesc distribuitorii, pun revizuirea documentației înaintea negocierii prețului, deoarece documentația determină dacă cumpărătorul poate construi o afacere de servicii sau doar o afacere de vânzări.]
Secțiunea 4: Criteriul trei, consistența calității între comenzi
Prototipul nu este produsul. Fiecare fabrică poate produce o primă unitate excelentă. Riscul comercial este în lotul doi, lotul trei și lotul unsprezece, după ce componentele originale au fost înlocuite, sculele s-au uzat și inspectorul de calitate a trecut mai departe.
Evaluați coerența prin dovezi mai degrabă decât prin promisiuni. Solicitați în scris procesul de control al calității, inclusiv inspecția materialului primit, verificările procesului și testarea finală înainte de ambalare. Întrebați câte unități sunt testate pe lot și dacă fiecare unitate primește un test funcțional. Solicitați lista mărcilor componentelor pentru articole critice, cum ar fi motoare, baterii, controlere și încărcătoare și verificați dacă aceste mărci sunt înlocuite între comenzi fără notificare.
Apoi verificați cu istoricul. Solicitați înregistrări dintr-un lot de producție care a fost expediat cu douăsprezece luni mai devreme și comparați lista de componente cu producția curentă. Întrebați direct furnizorul dacă vreo componentă critică a fost schimbată de la acel lot. Un furnizor care răspunde la această întrebare precis și fără ezitare este un furnizor care urmărește controlul schimbărilor.
Perspectiva lui Kairos: Prototipul nu este niciodată o problemă, al unsprezecelea container este problema. Fiecare fabrică poate construi o primă unitate perfectă pentru cumpărători importanți. 18 luni mai târziu, riscurile comerciale au apărut după ce un furnizor de mașini a fost înlocuit cu o alternativă mai ieftină, după ce sculele au fost uzate și după ce inspectorul care a semnat primul lot de produse a părăsit compania. Prima mea întrebare când importatorii le spun că calitatea comenzilor repetate a scăzut este întotdeauna dacă au obținut o listă scrisă a mărcilor de componente și au modificat termenii de notificare din acordul inițial. Fără aceste două documente, cumpărătorul nu ar fi avut mijloacele de a testa înlocuitorul înainte ca clientul să se plângă
Secțiunea 5: Criteriul patru, certificări și conformitatea pieței
Certificarea este criteriul care determină dacă echipamentul poate intra și funcționa legal pe piața țintă. Nu este o formalitate și nu este un document pe care doriți să îl descoperiți că lipsește după ce containerul a navigat.
Construiți o listă de conformitate specifică pieței înainte de a vorbi cu furnizorul. Pentru Uniunea Europeană, aceasta include cadrul de marcare CE, directivele aplicabile privind mașinile și compatibilitatea electromagnetică și standardele de siguranță electrică relevante pentru produs. Pentru America de Nord, include listarea și standardele de siguranță relevante pentru componentele electrice. Pentru alte regiuni, cerințele variază, iar cumpărătorul este sarcina de a le cunoaște cu precizie.
Apoi cereți certificatele în sine, nu o pretenție despre ele. Verificați că certificatul este emis de un organism acreditat, verificați dacă certificatul acoperă modelul și configurația specifică pe care o achiziționați și verificați data de valabilitate. Un certificat pentru un model diferit din aceeași familie nu este un certificat pentru mașina din containerul dumneavoastră. În cazul în care sunt implicate sisteme de baterii, întrebați în mod specific despre documentația de transport pentru celulele cu litiu.
Secțiunea 6: Criteriul cinci, Disciplina de comunicare înainte și după comandă
Comportamentul de comunicare în timpul procesului de vânzare este o previzualizare a comportamentului de comunicare în timpul perioadei de serviciu. Furnizorii devin rareori mai receptivi după ce au fost plătiți.
Testați acest lucru în mod deliberat în timpul evaluării. Măsurați timpul de răspuns la o întrebare tehnică care necesită mai degrabă un inginer decât un agent de vânzări, nu o întrebare privind prețul. Observați dacă răspunsul este precis sau evaziv, dacă furnizorul admite incertitudinea și dacă urmărirea este nesolicitată. Trimiteți o întrebare despre un cod de eroare sau un scenariu de garanție și notați câte transferuri interne sunt necesare pentru a obține un răspuns.
Perspectiva lui Kairos: un furnizor răspunde la o întrebare tehnică dificilă într-o zi și are un inginer în buclă, care vă spune că structura lor post-vânzare există. Un furnizor care folosește un limbaj de marketing pentru a transfera această problemă sau un furnizor care are nevoie de o săptămână pentru a răspunde, de asemenea, vă spune același lucru despre răspunsul viitor al serviciului. Nu am văzut niciodată furnizori să inverseze acest model după o comandă de cumpărare. Măsurați comportamentul înainte de a plasa o comandă și credeți în el
Secțiunea 7: Criteriul șase, condițiile comerciale și stabilitatea relației
Condițiile comerciale nu se referă doar la preț. Ei definesc modul în care se comportă relația în timp și mai multe clauze merită analizate în această categorie.
Examinați cantitatea minimă de comandă, deoarece un MOQ prea mare pentru o comandă pilot vă împiedică să validați produsul înainte de a efectua capital. Examinați condițiile de plată, deoarece un furnizor care solicită plata integrală înainte de producție îl lasă pe cumpărător fără efect de pârghie dacă livrarea este defectă. Examinați termenii garanției, inclusiv ceea ce este acoperit, ce este exclus, cine plătește transportul de retur pentru o piesă defecte și ce necesită procesul de reclamație. Examinați exclusivitatea și structura teritorială, deoarece un importator care construiește o piață pentru un produs are nevoie de o anumită protecție împotriva furnizorului care vinde direct pe acea piață sau numiți un distribuitor concurent.
Pe teritoriu, o abordare pragmatică pentru ambele părți este mai degrabă o relație structurată decât o blocare absolută. Un furnizor bun va fi de acord cu un teritoriu pilot definit cu etape de performanță, care protejează investiția importatorului, oferind furnizorului o bază rațională pentru exclusivitate mai târziu.
[Perspectiva lui Kairos: Când un importator mă întreabă dacă accept un furnizor care nu oferă nicio protecție a teritoriului și nici un cadru de performanță, răspunsul meu este de obicei nu. Un distribuitor care investește în inventar demonstrativ, instruire pentru servicii și dezvoltarea pieței construiește un activ pe care un furnizor îl poate capta fără costuri. Termenii de teritoriu structurat protejează investiția de ambele părți, iar un producător care refuză orice structură semnalează că intenționează să păstreze toate opționalitățile pentru ei înșiși.]
Secțiunea 8: Criteriul șapte, Adâncimea liniei de produse și Calea de actualizare
Criteriul final este cel care contează în anul trei. Un furnizor care vinde o singură linie de produse lasă importatorul fără cale de creștere, deoarece importatorul poate vinde doar ceea ce poate construi fabrica.
Evaluați amploarea portofoliului de produse și coerența piețelor sale segmentate. Pentru importatorii care deservesc managerii de unități, un furnizor util ar trebui să acopere întregul flux de lucru al îngrijirii podelei, de la mașini portabile pentru șantiere mici la dispozitive pentru șantiere mari, de la mașini de curățare umede la măturători de resturi uscate, de la echipamente manuale la sisteme automate gata de comercializare. Această profunzime de produs permite importatorilor să extindă relațiile cu clienții, mai degrabă decât să revinde SKU-uri individuale.
Este demn de remarcat modul în care un producător matur structurează această acoperire. Un furnizor precum CleanHorse, de exemplu, își organizează linia după scară de șantier și sarcina de podea, cumergi în spatele scruberelorpentru spații comerciale mici, mașini de spălat cu mașină pentru facilități de dimensiuni medii și mari, o familie de mașini de măturat care acoperă clase ușoare și grele, mașini dedicate de îngrijire a covoarelor, aspiratoare industriale, echipamente de gestionare a zăpezii și roboți de curățare autonomi pentru clienții care se îndreaptă către automatizare. Cumpărătorul nu are nevoie de fiecare categorie în prima zi, dar existența foii de parcurs îi spune importatorului că parteneriatul poate crește.
Secțiunea 9: Tabloul de punctaj al evaluării furnizorului
Iată tabelul de bord pe care îl folosesc. Notați fiecare criteriu de la unu la cinci, ponderați-le pentru piața dvs. specifică și respingeți orice furnizor care are scoruri sub trei pe un criteriu care este esențial pentru modelul dvs. de afaceri.
Criteriul unu, piese de schimb. Gama de piese, poziția de stocare, timpul de livrare angajat și documentația pieselor. Acesta este cel mai mare criteriu de greutate pentru orice importator care intenționează să ofere servicii.
Criteriul doi, documentație și suport. Manual de operațiuni, manual de service, diagramă de cablare, referință la codul de eroare și capacitatea de diagnosticare la distanță. Cântăriți atât de mult dacă intenționați să reparați mașinile la nivel local.
Criteriul trei, consistența calității. Proces de control al calității scris, control al mărcii componentelor, disciplină de control al schimbărilor și dovezi ale lotului. Greutăți acest lucru dacă plănuiți comenzi de volum repetate.
Criteriul patru, conformitatea. Certificate valabile pentru modelele exacte achizitionate, emise de organisme acreditate, adecvate pietei tinta. Tratează acest lucru ca pe un criteriu de promovare sau eșec pe piețele reglementate.
Criteriul cinci, comunicare. Timp de răspuns la întrebări tehnice, precizie a răspunsurilor și urmărire neîndemnată. Utilizați acest lucru ca un indicator principal pentru calitatea după vânzare.
Criteriul șase, termeni comerciali. MOQ adecvată pentru comenzile pilot, condițiile de plată echilibrate, garanția clară, inclusiv responsabilitatea de transport și termenii de teritoriu structurat.
Criteriul șapte, adâncimea liniei de produse. Lărgimea portofoliului, coerența segmentelor și prezența unei căi de upgrade credibile pentru piața țintă.
Rulați evaluarea înainte de comanda pilot și rulați-o din nou anual în raport cu performanța reală. Un furnizor care are un punctaj bun pe teren și prost în serviciu este un furnizor pe care ar fi trebuit să-l măsurați în timpul de livrare, nu la prezentare.
FAQ
1. Care este cel mai important criteriu atunci când se evaluează un furnizor de echipamente de curățare? Pentru importatorii și distribuitorii care intenționează să sprijine echipamentele la nivel local, disponibilitatea pieselor de schimb și timpul de livrare este cel mai important criteriu. O mașină care nu poate fi reparată este mai degrabă o datorie decât un activ, iar costul zilnic al unui utilaj inactiv pentru o instalație depășește adesea marja vânzării inițiale. Evaluați gama de piese, poziția de stocare, timpii de livrare angajați și documentația pieselor înainte de a negocia prețul.
2. Cum pot verifica dacă certificările unui furnizor sunt valabile? Solicitați certificatele în sine, mai degrabă decât o declarație de conformitate, confirmați că organismul emitent este acreditat, verificați dacă certificatul acoperă exact modelul și configurația pe care o achiziționați și verificați datele de valabilitate. Un certificat eliberat pentru un alt model din aceeași familie nu acoperă transportul dumneavoastră. Pe piețele reglementate, cum ar fi Uniunea Europeană, tratați certificarea ca un criteriu de promovare sau de eșec, mai degrabă decât unul de calificare.
3. Cum testez capacitatea furnizorului înainte de a plasa o comandă? Trimiteți o întrebare tehnică care necesită un inginer, cum ar fi o întrebare despre un cod de eroare, un detaliu de cablare sau un scenariu de garanție pentru o anumită componentă. Măsurați cât durează răspunsul, dacă este precis și dacă furnizorul urmărește fără solicitări. Comportamentul de comunicare înainte de comanda de cumpărare prezice în mod fiabil comportamentul serviciului după acesta.
4. Ar trebui să accept termenii regionali exclusivi ai producătorului? O relație structurată este benefică pentru ambele părți. Zonele pilot clare cu repere de performanță protejează investițiile importatorilor în inventarul demonstrativ, formarea serviciilor și dezvoltarea pieței, oferind în același timp o bază rezonabilă pentru exclusivitatea viitoare a producătorilor. Importatorii care investesc fără nicio structură teritorială înființează un activ pe care furnizorii îl pot obține gratuit.
Concluzie: Cumpărați furnizorul, nu doar mașina
Produsele din oferta sunt părți vizibile ale achiziției. Furnizorii din spatele acestuia determină dacă echipamentul va face bani în următorul deceniu sau va deveni parte a pasivelor depozitului. În echipamentele de curățenie industrială, diferența dintre furnizorii buni și cei răi nu se măsoară prin economiile de 3% pe care le economisești la facturi, ci prin piesele livrate, graficele prezente, personalul tehnic care poate fi instruit și linia de produse care poate fi dezvoltată împreună cu clienții.
Înainte de a plasa o comandă pilot, utilizați cele șapte criterii și tabloul de punctaj din acest ghid și reevaluați aceleași criterii pe baza realității serviciului. Alegeți un furnizor, iar atunci când ceva se sparge, vă puteți baza pe structura acestuia, pentru că în această categorie totul se va rupe în cele din urmă, iar această relație este cheia reparării.
